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Il vous est arrivé d’avoir à faire une présentation et que l’on vous demande de remettre un document de support aux participants…dès le lendemain? Dans une telle situation, il n’est pas rare de ressentir un état de panique parce que nous manquerons de temps pour produire un document en bon et due forme. Voici donc quelques trucs simples qui vous permettront de produire un document d’allure professionnelle assez rapidement et directement à partir de votre matériel de présentation.

1- Mettre en forme le Masque des pages de notes ou le Masque du document

Deux fonctions peu connues de PowerPoint vous permettent de mettre en forme des documents produits à partir de votre présentation.

Si vous avez utilisé la portion Commentaires lors de la conception de votre présentation pour y ajouter des informations supplémentaires que vous voulez partager avec les participants, alors vous pouvez utiliser le Masque des pages de notes (version 2010) ou Masque des pages de commentaires (version 2007) pour définir la mise en forme d’un document qui comportera une image de votre diapositive avec le texte de la portion commentaires (figure 1). Pour y accéder on doit passer par l’onglet Affichage / Masque des pages de notes (ou commentaires). Vous pouvez y ajouter votre logo, de l’information dans l’en-tête ou le pied de page, modifier la taille de la police de caractère ou son type, etc.

Figure 1

Si vous désirez plutôt fournir uniquement la portion visuelle des diapositives, alors c’est le Masque du document que vous devez modifier. On y accède toujours via l’onglet Affichage mais on clique ensuite sur Masque du document. En cliquant sur la fonction Diapositives par page, vous pourrez sélectionner le nombre de miniatures que vous voulez voir figurer sur chaque page de votre document, par exemple 3 sur la figure 2, et faire votre mise en page en fonction de cette disposition. Dans le cas de la disposition avec 3 diapositives, vous aurez l’avantage d’avoir automatiquement des lignes pour la prise de notes lors de l’impression. Sinon, vous pouvez vous-mêmes ajouter des lignes à n’importe laquelle des dispositions.

Figure 2

2- Déterminez quelles diapositives sont vraiment pertinentes à laisser aux participants

Lorsqu’on vous demande de laisser un document de support, ne vous sentez pas obligée de donner systématiquement des copies de toutes vos diapositives! Passez plutôt en revue le matériel que vous avez et sélectionnez quelles images permettront aux participants de retenir les points importants de votre discours.

3- Imprimez votre sélection et vous êtes prête!

Lorsque vous êtes prête à imprimer, il suffit de sélectionner l’option d’impression qui vous convient à partir de la fonction Imprimer. (Figure 3)

Figure 3

Par défaut, la plage d’impression sera à Imprimer toutes les diapositives. Il suffit d’entrer les numéros de diapositives dans le champ en-dessous pour imprimer uniquement celles que vous avez sélectionnées. Pour des diapositives non consécutives, séparez les chiffres d’une virgule. Si vous avez plusieurs diapositives qui se suivent, vous pouvez alors le faire comme suit : 1-4, 7, 10. Votre document imprimé comportera alors les numéros 1 à 4 ainsi que la #7 et la #10.

Pour choisir le type de document à imprimer, cliquez sur la flèche à droite de Diapositive en mode Page entière puis choisir soit Pages de commentaires, ou l’une des dispositions de la portion Documents.

Pour obtenir des informations supplémentaires sur les différents masques de PowerPoint, je vous invite à visiter mon blogue www.presentationsefficaces.blogspot.com.

N’hésitez pas à poser vos questions ou partager vos commentaires ci-dessous.

Chantal Bossé

Présidente

CHABOS inc.

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